Poco queda ya de esas oficinas laberínticas, con despachos cerrados con llave, escasa luz natural e inundadas de archivadores y documentos. Hoy, los espacios de trabajo tienden a ser abiertos y diáfanos, de alta tecnología, respetuosos con el entorno… Oficinas agradables y confortables de las que no apetece salir, pensadas para los trabajadores.

Lo que aún es una rara avis es que sean los propios empleados los que participen en el proceso de diseño y remodelación de su lugar de trabajo.

A mediados de 2015, la dirección general de Coca-Cola Iberia decidió que un comité de proyecto y representantes de los empleados serían los encargados de orquestar las obras de renovación de la sede en Madrid.

“Organizamos ocho grupos de trabajo que dieran voz a los diferentes departamentos de la compañía: Técnico, Comunicación, Branding, Recursos Humanos, Food & Beverages, IT (Tecnologías de la Información), Responsabilidad Corporativa y Legal”, cuenta Estefanía Gil, Communication Project Manager de Coca-Cola Iberia y uno de los representantes del grupo de trabajo de Comunicación. “Unas nuevas oficinas pensadas para los empleados, para que se sientan como en casa, no podía hacerse de espaldas a ellos, tenían que estar absolutamente involucrados”, explica.

Coca-Cola Iberia renueva su sede en Madrid
Los empleados de Coca-Cola Iberia han participado en el proceso de remodelación y diseño de su lugar de trabajo. Foto: Marta Ortiz

Transversalidad que crea sinergias

Durante más de doce meses, entre noviembre de 2015 y febrero de 2017, los representantes de los grupos -dos por cada uno- se reunieron cada tres semanas con la oficina de proyecto para conocer el estado de las obras y trasladar sus demandas y sugerencias. Largas sesiones en las que se tocaron muchos asuntos y en las que, gracias a esa transversalidad, se alcanzaron sinergias difíciles de lograr de haberse hecho las cosas de otro modo.

“En uno de esos encuentros, por ejemplo, se planteó comprar elementos decorativos que plasmaran la experiencia Coca-Cola. El grupo de Branding levantó inmediatamente la mano: ‘No hace falta. En nuestros almacenes tenemos auténticas joyas”, relata Estefanía de manera gráfica. Hoy, muchos de los cuadros que cuelgan de las paredes de la nueva sede son ese material rescatado.

Además, en cada Fribreak, el encuentro interno que celebran los empleados un viernes al mes, la reforma del edificio era uno de los puntos del día, con turno de ruegos y preguntas abierto a todos.

En las neveras repartidas por todo el edificio solo hay productos de Coca-Cola en botellas de plástico PET
En las neveras repartidas por todo el edificio solo hay productos de Coca-Cola en botellas de plástico PET. Foto: Marta Ortiz

También fue una petición atendida poner bandejas de fruta fresca todos los días en las áreas de bebida de cada planta. O que los productos de Coca-Cola que los empleados y visitantes pueden beber gratis en las neveras repartidas por todo el edificio sean solo botellas de plástico PET, con tapón. “Con las latas se echaba a perder mucho producto. Entrabas a una reunión y, si no las terminabas, se quedaban ahí. Acordamos instaurar las PET, que permiten llevártelas a cualquier sitio. Es un modelo más sostenible”.  

Un proceso democrático, “reflejo de una cultura empresarial de trabajo en equipo, abierta y horizontal, que nos ha llevado a soluciones en directo y muy rápidas que han permitido cumplir los plazos y no salirse del presupuesto”, dice Estefanía.

Ahora, los empleados de Coca-Cola Iberia tienen la sede que han pedido, subraya. “Se nota que los compañeros han estado ahí, que han tenido voz. Nos sentimos a gusto con el espacio. Solo hay que ver la cara de orgullo con que enseñamos a proveedores y clientes la nueva recepción, el bar, el comedor. Pero es que, claro, ¡son también nuestros!”.